Migracja danych to jeden z najważniejszych i najbardziej wrażliwych procesów przy zmianie systemu ERP lub oprogramowania księgowego. Polega ona na przeniesieniu danych z jednego środowiska informatycznego do innego, przy jednoczesnym zachowaniu ich integralności, dokładności i pełnej użyteczności w nowym systemie.
W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest migracja danych ERP i księgowych, jak przebiega krok po kroku oraz na co należy zwrócić szczególną uwagę, aby proces zakończył się sukcesem.
Firmy coraz częściej decydują się na zmianę systemu ERP lub programu księgowego, a co za tym idzie – na migrację danych. Powody są różne:
1. Zmiana oprogramowania na bardziej nowoczesne
Starsze systemy ERP mogą nie być już rozwijane lub przestały spełniać oczekiwania użytkowników. Przykładem może być przejście z WAPRO Mag do Subiekta nexo, który oferuje nowoczesny interfejs, automatyzację procesów i lepszą integrację z systemami zewnętrznymi.
2. Rozwój firmy
Wraz z rozwojem firmy zwiększa się ilość dokumentów, danych i procesów do obsługi. Oprogramowanie, które wcześniej było wystarczające, może przestać być efektywne.
3. Konsolidacja danych
Czasami przedsiębiorstwo korzysta z kilku różnych systemów w różnych działach – na przykład innego programu księgowego i innego do magazynu. Migracja umożliwia ujednolicenie środowiska pracy.
4. Zmiana biura rachunkowego
Nowe biuro może pracować na innym systemie niż poprzednie. W takim przypadku konieczne staje się przeniesienie danych, aby zachować ciągłość dokumentacji i zgodność księgową.
Migracja danych księgowych i ERP może obejmować wiele różnych obszarów:
Kartoteki kontrahentów – nazwy, adresy, NIP, grupy kontrahentów, limity kredytowe, historia płatności.
Towary i usługi – pełne kartoteki produktów, kody EAN, jednostki miary, ceny, stany magazynowe.
Dokumenty handlowe – faktury sprzedaży i zakupu, paragony, WZ, PZ, korekty, zamówienia.
Dokumenty magazynowe – RW, PW, MM.
Dokumenty kasowo-bankowe – KP, KW, przelewy, raporty kasowe.
Historia operacji księgowych – zapisy księgowe, rejestry VAT, zestawienia sald.
Deklaracje podatkowe – VAT-7, JPK, ZUS.
Plany kont i bilanse otwarcia – przy migracji pełnej księgowości.
Cenniki, rabaty i promocje – jeżeli są dostępne w systemie źródłowym.
Struktura użytkowników i uprawnień – szczególnie w większych organizacjach.
Zakres migracji zawsze ustalany jest indywidualnie – w zależności od potrzeb firmy oraz możliwości systemu źródłowego i docelowego.
Krok 1: Analiza przedwdrożeniowa
Pierwszym krokiem jest dokładna analiza aktualnego systemu i ustalenie, które dane mają zostać przeniesione. Na tym etapie wspólnie z Państwem odpowiadamy na pytania:
Z jakiego systemu pochodzi baza danych?
Jakie dane są potrzebne w nowym systemie?
Czy dane wymagają czyszczenia lub konsolidacji?
Czy konieczne są jakiekolwiek modyfikacje (np. zmiana struktury kartotek)?
Krok 2: Eksport danych
Dane są eksportowane z dotychczasowego systemu – w zależności od programu źródłowego mogą to być pliki CSV, XML, Excel lub kopie baz danych (np. MS SQL, Firebird, MySQL). W niektórych przypadkach konieczne jest przygotowanie dedykowanych skryptów eksportujących dane.
Krok 3: Oczyszczanie i przygotowanie danych
Na tym etapie weryfikowana jest poprawność danych: usuwane są duplikaty, sprawdzana jest spójność pól (np. NIP, REGON, daty), ujednicalane są formaty (np. daty, liczby, waluty). Często sugerujemy także usunięcie nieaktywnych kontrahentów lub przestarzałych produktów.
Krok 4: Mapowanie danych
Mapowanie polega na przyporządkowaniu danych ze starego systemu do odpowiednich pól w systemie docelowym (np. Subiekcie GT lub nexo). Przykład: „nazwa kontrahenta” z WAPRO trafia do pola „pełna nazwa” w Subiekcie. To kluczowy etap – od jakości mapowania zależy poprawność całej migracji.
Krok 5: Import danych do nowego systemu
Dane są importowane przy użyciu specjalistycznych narzędzi, integratorów lub skryptów bezpośrednio do bazy danych Subiekta GT/nexo. Zazwyczaj proces odbywa się etapami – najpierw kontrahenci, następnie towary, a na końcu dokumenty.
Krok 6: Testy i weryfikacja
Po imporcie przeprowadzamy testy kontrolne:
Czy wszystkie dane zostały poprawnie zaimportowane?
Czy dokumenty są kompletne?
Czy stany magazynowe się zgadzają?
Czy dane finansowe i księgowe są zgodne z poprzednim systemem?
Krok 7: Przekazanie środowiska do pracy
Po zaakceptowaniu efektów migracji przez Państwa, system jest gotowy do pracy. W razie potrzeby oferujemy szkolenie, wsparcie techniczne oraz możliwość ponownej migracji danych, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Zdecydowanie nie. Każda migracja jest inna i zależy od wielu czynników, takich jak:
struktura baz danych – np. Comarch ERP Optima ma zupełnie inną strukturę niż Symfonia,
indywidualne modyfikacje – np. własne pola użytkownika, dodatkowe dokumenty, raporty,
wielkość i jakość danych – migracja 500 tys. dokumentów wymaga zupełnie innego podejścia niż 5 tys.,
oczekiwania klienta – niektórzy przenoszą tylko dane bieżące, inni całą historię działalności firmy.
Nieprawidłowo przeprowadzona migracja może skutkować:
błędami w raportach księgowych i podatkowych,
niezgodnością stanów magazynowych,
brakującymi dokumentami sprzedaży lub zakupów,
niewłaściwą historią płatności kontrahentów,
utratą ważnych danych operacyjnych.
Aby uniknąć takich problemów, warto powierzyć migrację specjalistom z odpowiednim doświadczeniem.
Firma Aktone specjalizuje się w profesjonalnej migracji danych z różnych systemów ERP i księgowych do Subiekta GToraz Subiekta nexo. Naszym Klientom oferujemy:
kompleksowe podejście – od analizy po wdrożenie i testy,
doświadczenie z wieloma systemami – m.in. WAPRO, Comarch ERP Optima, Symfonia, Enova, Sage,
bezpieczeństwo danych – każda migracja odbywa się zgodnie z przepisami RODO,
sprawną realizację – wiemy, jak zminimalizować przestoje w pracy firmy,
możliwość zdalnej migracji – niezależnie od lokalizacji firmy.
