Jakie dane warto przenieść do nowego systemu, a które można pominąć?

Migracja danych — fundament transformacji cyfrowej

Migracja danych nie jest tylko zadaniem technicznym. To także moment:

• uporządkowania struktury danych,

• eliminacji błędów i duplikatów,

• optymalizacji systemu pod kątem wydajności,

• spełnienia wymogów prawa i audytu,

• ujednolicenia procesów w różnych działach.

Zbyt często firmy przenoszą do nowych systemów nieprzefiltrowane, przestarzałe lub błędne dane, co prowadzi do problemów od pierwszego dnia produkcyjnego pracy z nowym ERP.

Dlatego tak ważne jest, aby jeszcze przed samą migracją określić precyzyjnie, co warto migrować, a co można pominąć— zgodnie z realnymi potrzebami operacyjnymi i prawnymi firmy.

Etap 1: Zrozumienie rodzajów danych w firmie

Każda organizacja gromadzi dane w kilku głównych kategoriach:

🔹 Dane podstawowe (master data):

To dane trwałe, fundamentalne dla funkcjonowania systemu. Są używane we wszystkich procesach (sprzedaż, zakupy, magazyn, finanse). Należą do nich:

• Baza klientów i kontrahentów,

• Produkty i usługi (indeksy, opisy, cenniki),

• Dostawcy,

• Pracownicy,

• Struktura firmy, magazyny, działy, konta księgowe.

➡️ Te dane należy przenieść zawsze. Ich jakość ma kluczowe znaczenie.

🔹 Dane transakcyjne (operacyjne):

To dane związane z dokumentami — są dynamiczne i zmieniają się w czasie:

• Faktury sprzedaży i zakupu,

• Zamówienia, WZ, PZ, korekty,

• Dane magazynowe,

• Płatności, salda, rozrachunki,

• Dokumenty kadrowe i płacowe (jeśli dotyczy).

➡️ Warto migrować tylko dane aktualne lub historyczne z ostatnich 1–3 lat, w zależności od potrzeb firmy i wymogów księgowych.

🔹 Dane historyczne:

• Historia sprzedaży,

• Historia zamówień i reklamacji,

• Historia kontaktów z klientami,

• Archiwalne rozrachunki.

➡️ Wiele firm nie potrzebuje tych danych w nowym ERP do codziennego działania, ale warto mieć je zarchiwizowane — do celów kontrolnych, sprawozdawczych, podatkowych lub analitycznych.

🔹 Pliki i załączniki:

• Umowy, skany faktur, zdjęcia produktów, PDF-y ofert.

➡️ W miarę możliwości nie należy ich migrować bezpośrednio do ERP – zamiast tego zaleca się przeniesienie do osobnego systemu DMS (Document Management System) lub repozytorium plikowego.

Etap 2: Jakie dane warto przenieść? Szczegółowe zalecenia

✅ Konieczne do migracji:

1. Kontrahenci

   • Dane identyfikacyjne, kontaktowe, NIP, REGON, status VAT, kategorie klientów.

2. Produkty i usługi

   • Indeksy, grupy towarowe, jednostki miary, stawki VAT, ceny (wielowariantowe).

3. Struktura organizacyjna

   • Lokalizacje, magazyny, konta, MPK, centra kosztowe.

4. Stany magazynowe

   • Ilości, lokalizacje, numery partii, daty ważności.

5. Rozrachunki

   • Nierozliczone należności i zobowiązania, otwarte salda księgowe.

6. Dokumenty otwarte

   • Faktury w trakcie realizacji, niezrealizowane zamówienia.

7. Plan kont i dane finansowe (bilans otwarcia)

   • Przeniesienie stanu kont na dzień wdrożenia systemu.

Etap 3: Dane opcjonalne – można przenieść lub zarchiwizować

🟡 Dane historyczne:

• Faktury sprzed kilku lat — jeśli nie są już potrzebne do windykacji lub analiz,

• Zamówienia sprzed lat, które zostały zrealizowane,

• Dane CRM (np. historia rozmów, leady utracone),

• Raporty i zestawienia operacyjne.

👉 Czasem warto zaimportować tylko „nagłówki” faktur i pozostawić szczegóły w archiwum.

🟡 Nieaktywne rekordy:

• Kontrahenci, z którymi nie było kontaktu od wielu lat,

• Produkty nieaktywne, nieużywane w dokumentach,

• Pracownicy, którzy zakończyli współpracę.

🟡 Pliki załączników:

• Skany faktur, PDF-y, cenniki, umowy.

  Te dane można przenieść do:

• SharePoint,

• Chmury firmowej (np. OneDrive, Google Workspace),

• Systemu DMS.

Etap 4: Co zrobić z danymi, które nie są migrowane?

Niemigrowane dane powinny być:

1. Bezpiecznie zarchiwizowane

   • Eksport w formacie CSV, XML, PDF lub ZIP.

2. Odpowiednio zabezpieczone

   • Szyfrowanie, backup, dostęp tylko dla uprawnionych osób.

3. Zgodne z przepisami prawa

   • RODO (dane osobowe),

   • Ustawa o rachunkowości (5 lat przechowywania dokumentów księgowych),

   • Archiwizacja kadrowo-płacowa (50 lat w niektórych przypadkach).

Etap 5: Dobre praktyki

• 📌 Przed migracją wykonaj audyt danych — wykryj błędy, braki, niezgodności.

• 📌 Stwórz strategię migracji i checklistę danych — dokumentuj decyzje.

• 📌 Zaangażuj właścicieli danych z różnych działów — dział sprzedaży, księgowość, logistyka.

• 📌 Przetestuj dane w środowisku testowym ERP — zanim rozpoczniesz pracę na produkcji.

• 📌 Zachowaj oryginalne dane w postaci kopii archiwalnej — dla bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Migracja danych to proces wymagający wiedzy, planowania i precyzji. To, co firma zdecyduje się przenieść, będzie miało wpływ na działanie ERP przez kolejne lata. Selektywne podejście, oparte na analizie danych i potrzeb biznesowych, pozwala uniknąć chaosu, kosztów i problemów w przyszłości.

Nie warto przenosić wszystkiego.

Warto wiedzieć, co naprawdę jest potrzebne.

Resztę warto zarchiwizować — zgodnie z przepisami i logiką biznesową.

Jak możemy Państwu pomóc?

Zespół migracja-danych.pl oferuje:

• Audyty danych i konsultacje przed wdrożeniem,

• Oczyszczanie i standaryzację danych,

• Migrację danych do systemów: InsERT, Subiekt GT, enova365, Optima, Comarch ERP i innych,

• Projektowanie repozytoriów archiwalnych,

• Szkolenia i dokumentację powdrożeniową.

Chętnie doradzimy, przeprowadzimy analizę i wesprzemy Państwa firmę w bezpiecznym i efektywnym wdrożeniu ERP.