Najczęstsze błędy podczas migracji danych i jak ich unikać

1. Brak jasno określonych celów biznesowych

Problem:

Zespoły IT nierzadko koncentrują się na technicznych aspektach migracji – strukturach baz danych, formatach, wydajności – pomijając zasadniczą kwestię: dlaczego migracja jest przeprowadzana i jakie ma przynieść efekty biznesowe.

Skutek:

Do nowego systemu mogą zostać przeniesione dane nieaktualne lub zbędne, a pominięte zostaną te, które są kluczowe dla nowych procesów. W efekcie może dojść do:

• problemów z raportowaniem,

• braku informacji o ważnych kontrahentach,

• niezgodności z nowym modelem pracy.

Jak unikać:

• Wspólnie z właścicielami procesów biznesowych należy ustalić cele migracji.

• Warto zdefiniować mierzalne efekty (np. „nowy system powinien umożliwiać raportowanie kosztów projektów w czasie rzeczywistym”).

• Ustalenie priorytetów danych (np. dane dostępne od razu, dane dostępne później, dane archiwalne) jest również kluczowe.

📌 Przykład: W przedsiębiorstwie handlowym pominięto dane o rabatach przy migracji, co spowodowało chaos w procesie fakturowania oraz falę reklamacji.

2. Niedokładny audyt danych źródłowych

Problem:

Brak pełnej wiedzy o strukturze i jakości danych w systemie źródłowym może znacząco utrudnić proces migracji.

Skutek:

Do nowego systemu trafiają:

• duplikaty kontrahentów,

• niekompletne rekordy (np. brak numerów NIP),

• dane niespójne z nowym modelem informatycznym.

Jak unikać:

• Zaleca się przeprowadzenie dokładnej inwentaryzacji danych: struktur, relacji, objętości.

• Warto zidentyfikować dane nieużywane (np. nieaktywni klienci, stare produkty).

• Sprawdzenie jakości danych (np. brakujących wartości czy błędnych formatów) to fundament dobrze przeprowadzonej migracji.

📌 Wskazówka: Narzędzia ETL wspomagają analizę i pozwalają szybko wygenerować raporty jakości danych.

3. Przenoszenie wszystkich danych bez selekcji

Problem:

W trosce o bezpieczeństwo wiele firm decyduje się na przeniesienie „wszystkiego” – łącznie z danymi nieaktualnymi.

Skutek:

• Spadek wydajności nowego systemu,

• Utrudnienia w raportowaniu,

• Trudności z odnalezieniem właściwych informacji przez użytkowników.

Jak unikać:

• Zaleca się ustalenie jasnych kryteriów migracji (np. dane po 2020 roku, tylko aktywne kontrakty).

• Dane historyczne można zarchiwizować w formatach PDF, CSV czy na osobnych zasobach offline.

• Warto rozważyć, które dane muszą być dostępne natychmiast, a które mogą zostać dołączone później.

📌 Przykład: Migracja 20-letniej bazy danych klientów w jednej z firm trwała kilka tygodni, z czego 80% rekordów dotyczyło klientów nieaktywnych od dekady.

4. Brak czyszczenia i standaryzacji danych

Problem:

„Brudne dane” migrowane bez weryfikacji powodują, że nowy system dziedziczy stare błędy.

Skutek:

• Błędne raporty,

• Problemy z integracją z e-sklepem, bankiem czy API,

• Konieczność ręcznej korekty rekordów.

Jak unikać:

• Wdrożenie procesu czyszczenia danych (usuwanie duplikatów, poprawa błędów).

• Ujednolicenie formatów: np. daty, kody pocztowe, wielkość liter.

• Automatyzacja procesu za pomocą narzędzi typu Power Query, Talend, Dataedo.

📌 Wskazówka: W organizacjach z wieloma oddziałami różne zespoły mogą mieć różne sposoby rejestrowania danych. Standaryzacja eliminuje ten problem.

5. Brak testów migracji

Problem:

Zbyt często firmy rezygnują z testów migracyjnych ze względu na koszty lub presję czasową.

Skutek:

• Utrudnienia operacyjne po wdrożeniu,

• Problemy z dokumentacją księgową, gospodarką magazynową,

• Nerwowość i presja na dział IT.

Jak unikać:

• Warto przygotować środowisko testowe możliwie jak najbliższe rzeczywistemu.

• Przeprowadzenie próbnej migracji pozwala wykryć problemy na wczesnym etapie.

• Zaangażowanie użytkowników końcowych w testy daje szansę na identyfikację błędów procesowych.

📌 Wskazówka: Etap testów to również okazja do szkolenia pracowników w obsłudze nowego systemu.

6. Brak kopii zapasowej

Problem:

Pomimo świadomości ryzyka, wiele firm pomija wykonanie backupu danych.

Skutek:

• Trwała utrata danych,

• Straty finansowe i reputacyjne,

• Naruszenia RODO.

Jak unikać:

• Każdorazowo przed migracją należy wykonać pełną kopię zapasową danych źródłowych.

• Niezbędna jest również weryfikacja możliwości odtworzenia kopii.

• Należy pamiętać o zaszyfrowaniu backupu i jego bezpiecznym przechowywaniu.

7. Brak szkoleń i komunikacji z użytkownikami

Problem:

Migracja danych zakończona sukcesem technicznym nie zagwarantuje sukcesu operacyjnego, jeśli pracownicy nie będą potrafili efektywnie korzystać z nowego systemu.

Skutek:

• Obniżenie wydajności,

• Frustracja i błędy użytkowników,

• Większe obciążenie helpdesku.

Jak unikać:

• Szkolenia warto zaplanować jeszcze przed migracją.

• Rekomendujemy zastosowanie różnych form edukacji: warsztatów, filmów, dokumentów PDF.

• Regularna komunikacja z użytkownikami zwiększa akceptację zmiany i ogranicza opór.

📌 Przykład: W jednej z firm przygotowanie materiałów onboardingowych pozwoliło skrócić wdrożenie o 30% i znacząco zmniejszyć liczbę zgłoszeń technicznych.

Podsumowanie

Migracja danych to proces, który można porównać do cyfrowej przeprowadzki firmy. Dobrze przeprowadzona migracja to nie tylko przeniesienie informacji, ale także szansa na ich uporządkowanie, ujednolicenie i usprawnienie pracy zespołów.

Dzięki unikaniu najczęstszych błędów zyskują Państwo:

✅ Wiarygodność i spójność danych,

✅ Szybszy dostęp do informacji,

✅ Niższe koszty obsługi,

✅ Większą satysfakcję użytkowników i klientów.

Potrzebują Państwo wsparcia w migracji danych?

Zespół migracja-danych.pl zrealizował dziesiątki skutecznych migracji – zarówno dla mikrofirm, jak i średnich oraz dużych przedsiębiorstw. Wspieramy Klientów w:

• analizie danych i audycie systemów,

• czyszczeniu i konwersji danych,

• migracjach z Comarch, Wapro, Insert, enova365 i innych systemów,

• testach, dokumentacji i szkoleniach dla zespołu.